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原始憑證合法有效的條件
在實踐中,原始憑證非常常見,比如發票、收據、工資表、簽收單、行程單、售付匯憑證、稅收證明、各種繳款書等。原始憑證是會計核算的基礎,會計人員根據原始憑證的信息來編制記賬憑證,所以,會計人員在收到原始憑證時一定要認真仔細審核憑證是否合法有效。為了讓大家更好地了解原始憑證,立華星財稅網整理了原始憑證合法有效的條件,以及原始憑證的種類的內容,希望能幫助到大家。
一、原始憑證合法有效的條件
(一)內容完整。包括憑證的名稱、填制日期、填制憑證單位名稱或填制人姓名、經辦人員簽名或者蓋章、接受憑證單位名稱、經濟業務內容、數量、單價和金額等。
(二)章印齊全。從外單位或個人取得的原始憑證,必須蓋有填制單位的公章、填制人員的簽名或者蓋章。自制原始憑證必須有經辦單位領導或其指定的人員簽名、蓋章。對外開出的原始憑證,必須加蓋本單位公章。
(三)填寫規范。凡填有大、小寫金額的原始憑證,大寫與小寫金額必須相符。購買實物的原始憑證,必須有驗收證明。支付款項的原始憑證,必須有收款單位和收款人的收款證明。
(四)用途明確。一式幾聯的原始憑證,應當注明各聯的用途,只能以一聯作為報銷憑證。一式幾聯的發票和收據,必須用雙面復寫紙(發票和收據本身具備復寫紙功能的除外)套寫,并連續編號。作廢時應當加蓋“作廢”戳記,連同存根一起保存,不得撕毀。
(五)手續完備。發生銷貨退回的,除填制退貨發票外,還必須有退貨驗收證明;退款時,必須取得對方的收款收據或者匯款銀行的憑證,不得以退貨發票代替收據。職工因公外出借款憑據必須附在記賬憑證之后,收回借款時,應當另開收據或者退還借據副本,不得退還借款原據。
(六)業務真實。上述各項要求均必須建立在經濟業務真實發生的基礎之上。
在會計核算方面,《會計法》第十四條明確規定,會計機構、會計人員必須按照國家統一的會計制度的規定對原始憑證進行審核,對不真實、不合法的原始憑證有權不予接受,并向單位負責人報告;對記載不準確、不完整的原始憑證予以退回,并要求按照國家統一的會計制度的規定更正、補充。
在稅收征管方面,《稅收征管法》第十九條規定,納稅人、扣繳義務人按照有關法律、行政法規和國務院財政、稅務主管部門的規定設置賬簿,根據合法、有效的憑證記賬,進行核算。《發票管理辦法》第二十一條要求,所有單位和從事生產、經營活動的個人在購買商品、接受服務以及從事其他經營活動支付款項,應當向收款方取得發票。對不符合規定的發票,不得作為財務報銷憑證,任何單位和個人有權拒收。由此可見,合法且有效的憑證是會計核算的基本要求。
二、原始憑證的種類
1、按照來源不同分類:
(1)外來原始憑證,是指在同外單位發生經濟往來事項時,從外單位取得的憑證。如發票、飛機和火車的票據、銀行收付款通知單、企業購買商品、材料時,從供貨單位取得的發貨票等。
(2)自制原始憑證,是指在經濟業務事項發生或完成時,由本單位內部經辦部門或人員填制的憑證。如收料單、領料單、開工單、成本計算單、出庫單等。
2、按照填制手續及內容不同分類:
自制原始憑證按填制手續及內容的不同,又可分為一次憑證、累計憑證、匯總原始憑證和記賬編制憑證四類。
(1)一次憑證:一次憑證是指只反映一項經濟業務或同時記錄若干項同類性質經濟業務的原始憑證,其填制手續是一次完成的。如各種外來原始憑證都是一次憑證;企業有關部門領用材料的“領料單”、職工“借款單”。購進材料“入庫單”以及根據賬簿記錄和經濟業務的需要而編制的記賬憑證,如:“材料費用分配表”等都是一次憑證。
(2)累計憑證:累記憑證是指在一定時期內(一般以一月為限)連續發生的同類經濟業務的自制原始憑證,其填制手續是隨著經濟業務事項的發生而分次進行的。如“限額領料單”是累計憑證。
(3)匯總憑證:匯總原始憑證是指根據一定時期內反映相同經濟業務的多張原始憑證,匯總編制而成的自制原始憑證,以集中反映某項經濟業務總括發生情況。匯總原始憑證既可以以簡化會計核算工作,又便于進行經濟業務的分析比較。如。“工資匯總表”、“現金收入匯總表”、發料憑證匯總表”等都是匯總原始憑證。
3、按照格式不同分類:
(1)通用憑證:由有關部門統一印制、在一定范圍內使用的具有統一格式和使用方法的原始憑證。(全國通用的增值稅發票、銀行轉帳結算憑證等)
(2)專用憑證:由單位自行印制、僅在本單位內部使用的原始憑證。(收料單、領料單、工資費用分配單、折舊計算表等)
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